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Aviso de prácticas de privacidad: HIPAA

Este aviso describe cómo su información médica puede utilizarse y divulgarse, y cómo puede acceder a ella. Revíselo detenidamente.

 
Smiths Medical («Smiths Medical») se compromete a mantener confidencial y segura su información sanitaria personal. Protegeremos su información sanitaria protegida o ISP manteniendo las políticas y los procedimientos de privacidad que cumplen o superan los requisitos de la Ley de Transferencia y Responsabilidad de los Seguros Médicos de 1996, enmendada (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA).
 
Este aviso describe cómo podríamos utilizar y divulgar su ISP. Este aviso también describe cómo puede acceder a su propia ISP y a otros derechos que pueda tener de acuerdo con la HIPAA. Tenga en cuenta que podemos cambiar nuestras prácticas de privacidad y este aviso en cualquier momento. Si tiene alguna pregunta sobre este aviso o sus derechos de acuerdo con la HIPAA, póngase en contacto con el directivo de privacidad de la HIPAA en la dirección o número de teléfono proporcionados al final de este aviso.
 
¿QUÉ ES LA ISP?
La ISP es información que puede identificarle y está relacionada con su estado mental o físico pasado, presente o futuro, y con los servicios de atención sanitaria relacionados que haya recibido, así como su forma de pago. La información relacionada que podría identificarle en relación con su ISP también está protegida. Esta información incluiría, por ejemplo, su número de la seguridad social, su número de teléfono u otros números de identificación que se le hayan asignado.
 
USO Y DIVULGACIÓN DE LA ISP POR PARTE DE SMITHS MEDICAL
Normalmente, Smiths Medical solo utilizará o divulgará su ISP para promover un tratamiento de calidad, garantizar un reembolso de un seguro para sus cuidados y realizar sus propias operaciones internas de la empresa. Estas son algunas descripciones más específicas de cómo podemos utilizar o divulgar la ISP:
  • Tratamiento. Podemos utilizar o divulgar su ISP para ayudar a proporcionar, coordinar y gestionar la asistencia sanitaria y servicios relacionados. Por ejemplo, podemos consultar a su médico en relación con los productos personalizados que le haya prescrito específicamente o si surgen preguntas durante el uso de nuestros productos en el suministro de cuidados, pero únicamente si la compartición de su ISP es necesaria en esas circunstancias.
  • Pago. Normalmente no proporcionamos productos de cuidados sanitarios por los que los pacientes paguen directamente. Aunque esperamos que estas circunstancias surjan con poca frecuencia, es posible que utilicemos y divulguemos su ISP, según sea necesario, para obtener el pago de los productos de cuidados sanitarios que proporcionamos.
  • Operaciones. Es posible que utilicemos y divulguemos su ISP para respaldar nuestras actividades empresariales. Estas actividades pueden incluir, entre otras, actividades de evaluación y de mejora de la calidad, y actividades administrativas generales, de gestión y de planificación empresariales. Por ejemplo, es posible que utilicemos su ISP para evaluar el rendimiento de nuestros productos, determinar cómo mejoramos nuestros productos, resolver quejas y evaluar el rendimiento de nuestro personal.

Tenga en cuenta que los ejemplos anteriores son solo a modo de ilustración, ya que no podemos describir cada uso o divulgación posibles.

OTROS MOTIVOS PARA UTILIZAR Y DIVULGAR SU ISP

Smiths Medical puede utilizar o divulgar su ISP por otros motivos con el fin de proporcionarle el mejor servicio posible y satisfacer los diferentes requisitos legales y de salud pública. Estos motivos incluyen:
 

    Asociados empresariales. Algunas actividades las realizan para nosotros o en nuestro nombre los asociados empresariales. Por ejemplo, nuestros asociados empresariales pueden incluir educadores contratados, terceros administradores y firmas de contabilidad. Tenemos contratos con nuestros asociados empresariales que requieren que protejan su ISP de acuerdo con lo establecido por la ley.

    Individuos involucrados en sus cuidados o en el pago de sus cuidados. A menos que se indique lo contrario, es posible que proporcionemos ISP sobre usted a un miembro de su familia, un familiar, un amigo cercano u otra persona identificada por usted. Solo divulgaremos su ISP pertinente para la involucración de esa persona en sus cuidados sanitarios o pagos.

    Formación e información. Aunque normalmente no nos ponemos en contacto con pacientes individuales para informarles sobre nuestros productos, es posible que utilicemos o desvelemos su ISP para informarle sobre las ventajas y los servicios relacionados con la salud que proporcionamos y que consideramos que podrían interesarle, o para enviarles información relativa a productos personalizados que hacemos para usted de acuerdo con las indicaciones del médico.

    Agencias gubernamentales. Es posible que divulguemos su ISP a las agencias para el control de alimentos y medicamentos u otras agencias del departamento estadounidense de Sanidad y Servicios Humanos, o compartamos información con las partes reguladas por la jurisdicción de dichas agencias para la conformidad con las leyes federales sobre dispositivos médicos y fármacos, y otras leyes federales que regulan la administración y el pago de los productos y servicios sanitarios.

    Salud pública. Según lo requiera la legislación, es posible que revelemos ISP sobre usted a las autoridades de la salud pública o legales encargadas de evitar o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.

    Cumplimiento de la ley. Es posible que revelemos ISP sobre usted para cumplir la ley según lo requiera esta o como respuesta a una citación válida u otro proceso legal.

    Actividades de vigilancia de la salud. Es posible que divulguemos ISP sobre usted a una agencia de vigilancia según lo disponga la ley. Las actividades de vigilancia pueden incluir auditorías, investigaciones e inspecciones relacionadas con nuestro negocio y para que el gobierno controle el sistema de cuidados sanitarios, los programas gubernamentales y la conformidad con las leyes estatales y federales.

    Procedimientos judiciales y administrativos. Si está involucrado en una demanda o un litigo, es posible que revelemos ISP sobre usted como respuesta a una orden judicial o administrativa. También es posible que revelemos ISP sobre usted como respuesta a una citación, petición de exhibición de pruebas u otro proceso legal por otra parte involucrada en el litigio, pero solo si estamos satisfechos con las pruebas de que primero se han realizado esfuerzos por informarle sobre la petición o por obtener una orden judicial que proteja la ISP.

    Compensación de los trabajadores. Es posible que revelemos ISP sobre usted según lo autorice la ley y sea necesario para cumplir las leyes relacionadas con la compensación de los trabajadores o programas similares.

    Investigación. Es posible que revelemos ISP sobre usted a investigadores cuando la investigación esté aprobada por una junta de revisión institucional o junta de privacidad que haya determinado que hay protocolos establecidos para proteger la privacidad de su información y dispense los requisitos de autorización individuales de acuerdo con la HIPAA. También es posible que proporcionemos a los investigadores «conjuntos de datos limitados», de acuerdo con lo permitido por la HIPAA, que son datos de los que se han eliminado su nombre y la mayor parte del resto de identificadores.

    Para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad. Es posible que utilicemos y revelemos ISP sobre usted cuando sea necesario evitar una amenaza grave para su salud y seguridad o para la salud y seguridad de otra persona, lo que podría incluir brotes de enfermedades, retiradas de productos o amenazas identificadas para una persona concreta.

    Forenses, examinadores médicos y directores de funerarias. Es posible que revelemos ISP sobre usted a un forense o examinador médico cuando sea necesario identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte.

    Obtención de órganos o tejidos. De forma coherente con la legislación aplicable, es posible que revelemos ISP sobre usted a una organización de obtención de órganos u otras entidades involucradas en la obtención, la conservación o el trasplante de órganos para la donación o el trasplante de tejidos.

    Víctimas de abusos. Es posible que revelemos ISP sobre usted a las autoridades gubernamentales si tenemos motivos razonables para creer que es una víctima de abusos, negligencia o violencia doméstica.

    Seguridad social. Es posible que revelemos ISP sobre usted a agentes federales autorizados para actividades de inteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley. Esto puede incluir la divulgación necesaria para la protección de los agentes gubernamentales y dignatarios extranjeros.

    Militares y veteranos. Si es un miembro de las fuerzas armadas, es posible que divulguemos ISP sobre usted según requieran las autoridades de mando militares para las actividades que consideren necesarias para su misión militar.

    Instituciones correccionales. Si está recluido en una institución correccional o ha pasado a estarlo, es posible que divulguemos ISP a la institución o a sus agentes cuando sea necesario para su salud o la salud y seguridad de otros.

CUALQUIER OTRO USO O DIVULGACIÓN DE LA ISP
Smiths Medical obtendrá su autorización por escrito antes de utilizar o divulgar ISP sobre usted para cualquier otro fin que no sea uno de los descritos anteriormente o de otra manera permitido o requerido por ley. También puede autorizar a otros (por ejemplo, miembros de su familia) a actuar en su nombre, lo que incluye el control de su ISP. Los padres o tutores normalmente tendrán la autorización sobre la ISP de los menores bajo su cuidado.
 
Puede revocar una autorización por escrito en cualquier momento. Cuando recibamos la revocación por escrito, dejaremos de utilizar o divulgar su ISP, excepto hasta donde ya hayamos realizado acciones de acuerdo con su autorización. Para revocar una autorización, envíe su solicitud por escrito con una copia de la autorización que se está revocando (o, si no está disponible, una descripción detallada de la autorización que incluya la fecha) a nuestro directivo de privacidad de la HIPAA, a la dirección indicada a continuación.
 
SUS DERECHOS DE INFORMACIÓN SANITARIA
Dispone de ciertos derechos con respecto a su ISP personal. Si tiene alguna pregunta sobre cómo ejercer estos derechos, póngase en contacto con nuestro directivo de privacidad de la HIPAA y le guiaremos por nuestros procedimientos. Tiene derecho a:

  • Obtener una copia de este aviso. Si le proporcionamos tratamiento o equipo directamente, tiene derecho a recibir una copia por escrito de este aviso. En estos casos, le proporcionaremos nuestro aviso cuando le enviemos un nuevo paquete de información al paciente o con nuestra primera entrega de productos de cuidados sanitarios. Le solicitaremos que confirme la recepción de este aviso enviando de vuelta un formulario de confirmación a Smiths Medical. Si le proporcionamos tratamiento o equipo indirectamente a través de otro proveedor sanitario (como un médico, una clínica médica o un proveedor de equipos médicos), tendrá derecho a solicitar en cualquier momento una copia de este aviso poniéndose en contacto con nuestra persona de contacto para privacidad.
  • Solicitar una restricción en el uso y la divulgación de la ISP. Puede solicitarnos que limitemos nuestro uso o divulgación de su ISP. Sin embargo, no se nos obliga a aceptar las restricciones que nos solicite excepto en circunstancias limitadas que incluyan divulgaciones a planes sanitarios cuando usted pague al proveedor por la totalidad de los servicios sanitarios que ha recibido. Para solicitar una restricción de estas características deberá enviar una solicitud por escrito a nuestra persona de contacto para privacidad de la HIPAA a la dirección mostrada al final de este aviso.
  • Inspeccione y obtenga una copia del ISP. Tiene derecho a revisar y copiar la ISP en nuestro «conjunto de registros designados» mientras que Smiths Medical conserve el ISP. El conjunto registros designados normalmente contiene información sobre registros de facturación, servicios de productos e información médica limitada que podamos tener sobre usted. Para revisar o copiar esta información, deberá enviar una solicitud por escrito a nuestra persona de contacto para privacidad de la HIPAA a la dirección mostrada al final de este aviso. Es posible que le carguemos una tasa por los costes de copia, envío por correo y suministros necesarios para satisfacer su solicitud. Es posible que rechacemos su solicitud en ciertas circunstancias limitadas, en cuyo caso podrá solicitarnos que revisemos el rechazo.
  • Solicitar una modificación de la ISP. Si cree que la ISP conservada por Smiths Medical es incompleta o incorrecta, puede solicitar una modificación. Para solicitar una modificación, debe enviar una solicitud por escrito a la persona de contacto para privacidad de la HIPAA a la dirección mostrada a continuación. Debe incluir un motivo para respaldar su solicitud. Si rechazamos su solicitud de modificación, tiene derecho a presentar una declaración de desacuerdo con nuestra decisión y es posible que le proporcionemos una refutación a su declaración.
  • Recibir una explicación de las divulgaciones de la ISP. Tiene el derecho a recibir una explicación de cualquier divulgación de su ISP realizada por nosotros en los últimos seis años sin incluir las divulgaciones para tratamientos, pagos u operaciones sanitarias (excepto en ciertas circunstancias). Esta explicación excluirá ciertas divulgaciones, como las divulgaciones realizadas directamente a usted, las divulgaciones autorizadas por usted, las divulgaciones a amigos o familiares involucrados en sus cuidados, y las divulgaciones para notificaciones. Para solicitar una explicación, deberá enviar una solicitud por escrito al directivo de privacidad de la HIPAA a la dirección mostrada al final de este aviso. Su solicitud debe especificar el período de tiempo cubierto por su solicitud (lo que puede incluir hasta seis años). Es posible que se le cargue este servicio si realiza más de una solicitud dentro de un período de 12 meses. Le notificaremos el coste por adelantado y podrá optar por retirar o modificar su solicitud en ese momento.
  • Solicitar comunicaciones de ISP por medios alternativos o en una ubicación alternativa. Puede solicitar que nos comuniquemos con usted por un medio diferente de los medios que normalmente utilizamos. Por ejemplo, puede solicitar que nos comuniquemos con usted solo por escrito o a una dirección o apartado de correos diferente. Satisfaremos cualquier solicitud razonable. Para solicitar una comunicación confidencial de su ISP, deberá enviar una solicitud por escrito a nuestra persona de contacto para privacidad de la HIPAA a la dirección mostrada al final de este aviso.
OBLIGACIONES DE SMITHS MEDICAL DE ACUERDO CON LA HIPAA
Como se describe en este aviso, Smiths Medical tiene las obligaciones siguientes de acuerdo con la ley en lo que se refiere a la protección de su privacidad:
  • La ley nos obliga a mantener la privacidad de su información sanitaria protegida y a proporcionar a nuestros clientes un aviso sobre nuestras prácticas de privacidad. Asimismo, se nos solicita que proporcionemos un aviso a los individuos en ciertas circunstancias en el caso de una divulgación no autorizada de su ISP.
  • Cuando utilizamos o divulgamos su ISP, solo debemos divulgar lo que sea necesario para el uso o divulgación, y nada más. En algunos casos, esto significa que solo utilizaremos o divulgaremos la información que no le identifica.
  • Debemos respetar los términos de este aviso mientras esté en efecto.

  • Nos reservamos el derecho a cambiar los términos de este aviso. En ese caso, el aviso revisado será aplicable a todos los registros sanitarios conservados por Smiths Medical, con independencia de si los registros se crearon antes o después de la revisión del aviso; pondremos los cambios a disponibilidad de nuestros clientes bajo petición; y publicaremos una copia del aviso revisado en nuestro sitio web.
RECLAMACIONES 
Si cree que sus derechos de privacidad se han violado de algún modo, puede presentar una reclamación por escrito a nuestro directivo de privacidad de la HIPAA. Intentaremos resolver su reclamación lo antes posible. También tiene derecho a presentar una reclamación al secretario del departamento estadounidense de Sanidad y Servicios Humanos. No tomaremos represalias contra usted por presentar una reclamación bajo ninguna circunstancia.
 
FECHA DE EFECTIVIDAD
Este aviso es efectivo a partir del 20 de noviembre de 2011.
 
NUESTRA PERSONA DE CONTACTO PARA PRIVACIDAD DE LA HIPAA
Cualquier pregunta o preocupación sobre las políticas y prácticas de privacidad de Smiths Medical deberá dirigirse a nuestra persona de contacto para privacidad:
 
Directivo de privacidad de la HIPAA
Smiths Medical
1265 Grey Fox Road
St. Paul, MN 55112
EE. UU.

Teléfono: (+1) 651.628.7057